Международные требования к документации в образовательном учреждении

 Структура документации системы менеджмента качества, построенной по стандарту ИСО 9001:2015, представляет собой иерархическую систему взаимосвязанных документов. Часть этих документов в явном виде оговорена в стандарте, другая часть подразумевается. Поэтому структура системы качества имеет «постоянную» составляющую, определенную стандартом и «переменную» составляющую, зависящую от конкретной организации.

«Постоянная» составляющая структуры документации СМК:

- Политика в области качества;

- Цели в области качества.

 «Переменная» составляющая структуры в стандарте может быть поименована в виде «документированной  информации, определенной организацией как необходимую для обеспечения результативности системы менеджмента качества».

Примеры таких документов:

- карты процессов (блок-схемы процессов и/или описания процессов);

- дополнительные (помимо выше перечисленных) процедурные документы;

- рабочие инструкции (устанавливают порядок выполнения работы на конкретном рабочем месте);

- производственная документация (договора, планы,  стандарты, протоколы, отчетные формы и пр.).

То есть можно считать, что под эту «переменную» составляющую попадает практически вся документация образовательной организации.

Оформление процедур системы менеджмента качества

При разработке документированной процедуры следует придерживаться правила, известного, как 5W1H. Согласно данному правилу процедура должна отвечать как минимум на пять вопросов, начинающихся c «W» и на один вопрос, начинающийся c «Н»:

What - Что необходимо сделать,

Who – Кто должен это делать,

When – Когда нужно это делать,

Why – Почему, на каком основании нужно это делать,

Where – Где необходимо это делать,

How – Как, каким образом нужно это делать.

Необходимо иметь:

-   методы идентификации;

-   методы хранения документации;

-   методы защиты документации, поддержание сохранности;

-   обеспечение пользователей;

-   идентификацию статуса пересмотра;

-   обеспечение изъятия устаревших версий;

-   управление внешней нормативной документацией.

При планировании системы менеджмента качества и разработке руководства по качеству образовательные учреждения могут устанавливать требования или ссылаться на требования, не установленные ИСО 9001, такие как следующие, но не ограниченные ими:

- необходимые организации термины и определения;

- общая стратегия организации;

- законы и нормативно-правовые акты, применяемые в организации;

- необходимая компетентность преподавательского состава (поставщиков образования);

- аккредитованные и сертифицированные образовательные программы;

- учебные программы и учебные планы;

- программы повышения квалификации, подготовки и переподготовки преподавательского состава и персонала;

- вспомогательные службы организации.

Управление документированной информации в виде документов в образовательном учреждении

Целью управления документацией является обеспечение постоянной актуализации и доступности документации системы менеджмента качества. Для достижения этой цели образовательное учреждение должно установить документированную процедуру, описывающую порядок:

- изменения, анализа и одобрения внутренней документации, включая ее идентификацию и статус пересмотра;

- управления внешней документацией, главным образом необходимыми нормативно-правовыми актами, которые следует постоянно актуализировать;

- обеспечения доступности документации персоналу организации;

- управления официальными документами обучающихся для обеспечения прослеживаемости образовательных услуг и верификации выполнения требований на установленных образовательных этапах.

Документация, относящаяся к определению процессов обучения, их управлению и контролю, а также документация по вспомогательному обслуживанию должна быть управляемой. Документация, выпущенная внутри организации, должна быть проанализирована и одобрена на предмет ее адекватности и соответствия установленным требованиям.

Информация об издании учебников или учебных материалов, практикумов, учебных пособий или другой учебной литературы должна быть управляемой и прослеживаемой на этапе проектирования и разработки.

Процедуры регистрации курса, структура планов учебных занятий, инструкции по структуре научно-исследовательского отчета и т.д. должны поддерживаться в актуализированном состоянии для обеспечения необходимой корректности и комплектности документации системы менеджмента качества, находящейся в обращении.

Система управления документацией должна включать в себя условия управления внешней документацией (например, законодательные акты, правила, постановления правительства, нормативно-правовые акты в области аттестации и т.д.).

Управление документированной информации в виде записей в образовательном учреждении

Записи обеспечивают информацию о текущей деятельности организации, например о результатах, полученных на каждом этапе учебно-педагогического процесса (предоставления образовательных услуг).

Образовательное учреждение должно обратить внимание на срок хранения записей и порядок распоряжения ими, которые обычно установлены в соответствии с законодательными и/или обязательными требованиями.

Образовательное учреждение должно управлять записями об обучении и обучающихся в соответствии с установленными процедурами*. Это такие документы как:

- отчет о проектировании и разработке учебного процесса (например, о составлении учебного плана);

- записи о квалификации преподавателей (свидетельства, сертификаты и другие документы, подтверждающие квалификацию);

- записи об оценке воздействия процесса обучения (например, оценка качества преподавания);

- записи о работах, выполненных обучающимися, и отчеты по обучению;

- свидетельство об окончании учебного заведения (свидетельство, удостоверение, диплом и т.д.);

- записи о потерях, ущербе или недобросовестном использовании обучающимися вспомогательных материалов;

- жалобы;

- записи об участии в исследованиях;

- записи о производственной практике.

Вся документированная информация должна входить в перечень номенклатуры дел текущего делопроизводства.

 С целью повышения компетентности в данном вопросе мы подготовили для вас семинар на тему: "Менеджер СМК для образовательных организаций".

Для кого предназначен этот семинар

Этот семинар предназначен для создания системы менеджмента качества, когда требуется стратегическое решение образовательной  организации. 

На разработку и внедрение системы менеджмента качества образовательной  организации влияют:

·  бизнес-среда, изменения или риски, связанные с этой средой;

·  изменяющиеся потребности;

·  конкретные цели;

·  образовательная услуга;

·  применяемые процессы.

Система менеджмента качества не предполагает единообразия в своей структуре или документации и требования являются дополнением требований к образовательной услуге.

Занятия для вас будут проводить наши высокопрофессиональные специалисты - руководители семинаров и тренингов, консультанты, эксперты-аудиторы, зарегистрированные в Казахстанской системе технического регулирования, а также в международных организациях AFNOR (Франция), EOQ.

Если вас заинтересовала информация и вы хотите продвинуть свою образовательную  организацию, обратите внимание на предложение в этой  ссылке:   https://q-manager.kz/.

Людмила Циновкина, консультант, руководитель семинаров и тренингов по системам менеджмента ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018, Европейского фонда менеджмента качества (EFQM)