Алгоритм процесса «Управление информационными ресурсами библиотеки» в университете. Требования международного стандарта ISO 9001:2015

27 мая 2025

фото: Pixabay

Алгоритм процесса можно представить в табличной форме:

Описание действий		Ответственный			Исполнители		Регламентирующий документ				Записи, подтверждающие выполнение
1 Планирование
1.1 Определение целей и задач
1.1.1 Определение целей, задач библиотеки по реализации положений стратегического и операционного плана, целей в области качества университета		Заведующий библиотекой			Главный специалист библиотеки		Стратегический план развития, Операционный план, Целив области качества, План финансирования				Цели в области качества План работы библиотеки. Заявка о потребности в ресурсах
1.1.2 Разработка (корректировка) плана работы, проекта сметы затрат на материально-техническое обеспечение библиотеки		Заведующий библиотекой			Главный специалист библиотеки
1.1.3 Согласование Плана работы и заявки на материально-техническое обеспечение, закуп услуг		Заведующий библиотекой			Главный специалист библиотеки, ФЭУ						Подписи согласования
1.1.4 Утверждение Плана работы библиотеки и заявки на материально-техническое обеспечение, услугами специализированных организаций		Проректор по ВД и СО			Заведующий библиотекой, Главный специалист библиотеки						Утверждающие подписи на плане и заявке
1.1.5 Анализ внешней и внутренней среды, определение рисков процесса и мероприятий по управлению ими…..		Заведующий библиотекой			Заведующий библиотекой, Главный специалист библиотеки		«Управление рисками»				Реестры рисков по процессу
1.2 Комплектование фонда библиотеки
1.2.1 Составление карты книгообеспеченности по дисциплинам специальностей, формирование заявок о потребности в учебно-методической литературе	Заведующие кафедрами					Специалисты кафедр	«Инструкция о формировании фонда библиотеки». Приказ МОН РК №508 Положение о подразделении			Картотека книгообеспеченности
1.2.2 Изучение и анализ: - укомплектованности фонда библиотеки; - заявок от СП о потребности в литературе	Заведующий, Главный специалист библиотеки					Специалисты библиотеки, УМО				Картотека книгообеспеченности
1.2.3 Изучение и анализ внешнего и внутреннего документного потока (выходящих в свет изданий, в том числе в типографии университета)						Специалисты библиотеки, заинтересованных СП				Прайс-листы, коммерческие предложения
-
-
2 Выполнение планов
2.1 Закупка: - оформление текущей заявки; - организация и осуществление закупа литературы, других товаров, работ и услуг				Зав.Б, Начальник ОГЗ	Зав.Б, ОГЗ, ОИТ, ОБУиО		«Управление закупками»				Бухгалтерские документы (Акты, счета, накладные)

2.2 Организация библиотечного пространства: - оснащение помещения мебелью, оборудованием, информационными стендами, дизайнерскими средствами ориентирования в библиотечных зонах; - создание читательских и функциональных зон (зоны обслуживания и книгохранилища); - ведение сайта библиотеки.				Заведующий библиотекой	Специалисты библиотеки, СХУ		«Управление инфраструктурой и производственной средой»				Информация на стендах. Сайт библиотеки
2.3Формирование и учет движения фондов
2.3.1 Прием, техническая и научная обработка вновь поступившей литературы (присвоение шифра, простановка печати библиотеки, библиотечное описание в ИРБИС-64, наклейка RFID-метки и т.д.)				Заведующий библиотекой	Специалисты библиотеки		ГОСТ 7.76-96. «Инструкция о формировании фонда библиотеки»	Акты приёма - передачи
2.3.2 Размещение и расстановка печатных документов в книгохранилище, размещение электронных документов - на сервере библиотеки и БД					Главный специалист, Ведущий специалист, Библиотекарь			Каталоги (АК, АПУ, ББД, СК), картотеки. База данных (ЭБ, АВД), Каталог ИРБИС -64 Книга суммарного учета фонда. Тетради учёта, инвентарные книги


2.4 Обслуживание пользователей
2.4.1 Регистрация, перерегистрация читателей в библиотеке, оформление читательского билета, RFID-карты читателя. Ознакомление читателя с правилами пользования библиотекой			Заведующий библиотекой		Главный специалист, Ведущий специалист, Библиотекарь		Правила				Читательский формуляр
2.4.2 Консультирование: - предоставление библиографической и фактографической информации; - консультирование по использованию: справочно-библиографического аппарата, сайта библиотеки; по работе на базе программы ИРБИС-64, использованию подключенных БД; - учет справочно-библиографической работы											Журнал регистрации справок
2.4.3 Выдача литературы 2.4.3.1 оформление пользователем листка требования на получение литературы 2.4.3.2 оформление автоматизированной книговыдачи, заполнение формуляра читателя, внесение данных в БД ИРБИС по уникальному коду, выдача электронных документов 2.4.3.3 ведение учета посещений и книговыдачи			Главный специалист		Главный, Ведущий специалист, Библиотекарь						Листок - требование. Дневник, Формуляр читателя, АРМ «Книговыдача»

2.5 Работа с задолженностью
2.5.1 Текущая, ежегодная проверка задолженности пользователей, сроков пользования литературой. Задолженность/факт просрочки имеется?				Заведующий библиотекой	Главный специалист, Ведущий специалист, Библиотекарь		Положение о структурном подразделении				Бланк предъявления задолженности
2.5.2 Уведомление соответствующего подразделения, заполнение и отправка бланка предъявления задолженности
2.5.3 Осуществление контроля исполнения уведомлений о задолженности. Возврат произведен? «Да» - п.3, «Нет» - п. 2.5.2
2.6 Организация и проведение мероприятий
2.6.1 Организация выставок литературы, тематических вечеров, диспутов, семинаров, тренингов и других мероприятий				Заведующий библиотекой	Б, СП, ОМ и СО		План работы Библиотеки		Материалы для мероприятий
2.7 Работа по обратной связи 2.7.1 Проведение опроса пользователей с целью сбора информации: - о качестве фонда библиотеки, библиотечного сервиса - о требованиях к библиотечному обслуживанию					Б, ОМК и СП		Мониторинг качества образовательной деятельности, повышение квалификации педагогических кадров и обратная связь с потребителем		Опросные анкеты. Журнал регистрации претензий потребителей, КД/ПД
3. Мониторинг, измерение и анализ результативности процесса
3.1.1 Формирование отчетов по процессу: - установленной отчетности - сбор данных и измерение показателей результативности процесса 3.1.2 Мониторинг деятельности лечебной работы кафедр, результатов управления рисками 3.1.3 Показатели соответствуют нормам? Тенденции положительные?				Заведующий библиотекой	Главный и ведущий специалист		п. 7.6 настоящей карты процесса				Отчет по выполнению мероприятий плана работы Отчет - анализ процесса

4 Улучшение процесса 4.1Разработка: новых целей, показателей и мероприятий по повышению результативности и улучшению процесса											Мероприятия по улучшению

Если вас заинтересовала данная информация - приглашаем на тренинг «Менеджер СМК»!

Занятия для вас будут проводить наши высокопрофессиональные специалисты - руководители семинаров и тренингов, консультанты, эксперты-аудиторы, зарегистрированные в Казахстанской системе технического регулирования, а также в международных организациях AFNOR (Франция), EOQ.

Подробнее по ссылке: https://q-manager.kz

Людмила Циновкина, консультант, руководитель семинаров и тренингов по системам менеджмента ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 Европейского фонда менеджмента качества (EFQM)