Определение входов и выходов процесса «Управление информационными ресурсами библиотеки» в университете. Требования международного стандарта ISO 9001:2015

22 мая 2025

1391
0

фото: Pixabay

«Входы процесса» - это документы, информация, которые в процессе преобразовываются в выходы, поставщики (процессы, потребители услуг или другая заинтересованная сторона), требования к входам (сроки, периодичность, форма, нормативный документ, которому должен вход соответствовать).

В таблице 1 установлены входы процесса, поставщики входов (потребитель, заинтересованная сторона или другие процессы организации), требования к входам (регламенты времени по подаче информации, требования к форме поступающих документов, по объему и срокам предоставления или другие требования).

Таблица 1. - Входы процесса

№ п/п	Входы	Поставщик входа	Требования к входам
1	Стратегический план развития, Операционный план университета. Цели в области качества, критерии результативности процесса, управленческие решения	Процесс «Управление Университетом»	Не позднее пяти дней после утверждения ректором
2	Выписка из Годового бюджетного плана	Финансовый блок	Не позднее пяти дней после утверждения ректором
3	Заявки о потребностях в обеспечении учебно-методической литературой обучающихся на бумажных и электронных носителях	Все образовательные процессы	До 1 ноября текущего года, в установленной форме
4	Обращения по вопросам предоставления: - на временное пользование книг; - доступа к электронным БД библиотеки и к внешним официальным и компетентным БД, оказания содействия в поиске информации из Базы Данных	Все процессы - работники всех структурных подразделений университета и обучающиеся лица	В установленном порядке «Правила пользования библиотекой»
5	Заявки о потребности в периодических изданиях (журналах, газетах)		В установленном порядке «Правила пользования библиотекой»
6	Прайсы на учебно-методическую литературу, каталог периодических изданий Договоры на поставку литературы, подключение к внешним БД Литература, периодические издания Услуги по поддержанию автоматизированной системы управления библиотекой Доступ к электронным БД литературы, информации	Процесс «Управление закупками» Поставщики товаров, работ, услуг	До 1 ноября текущего года, в установленной форме Согласование условий договоров с поставщиками В соответствии с условиями договоров, технических спецификаций
7	-
8	-
9	-

«Выходы процесса» - это результат преобразования входов (продукция/услуга, ресурсы, документы, информация), потребители (другие процессы университета, потребители услуг или другая заинтересованная сторона), нормативные требования, требования к выходам (сроки, периодичность, форма, нормативный документ, которому должен выход соответствовать).

В таблице 2 установлены выходы процесса, потребители выходов (потребитель, заинтересованная сторона или процессы организации), требования к выходам.

Таблица 2. - Выходы процесса

№ п/п	Выходы	Потребитель	Требования к выходам
1	Карта книгообеспеченности специальностей	Процесс «Управление учебно-методическим процессом», все образовательные процессы (деканаты, кафедры)	Полнота и достоверность данных
2	Выдаваемая во временное пользование учебная, научная, учебно-методическая, художественная литература, периодические издания	Все процессы - работники всех структурных подразделений университета и обучающиеся лица	В соответствии с заявками (срок, качество, объем)
3	Услуги по обслуживанию пользователя при его работе с Электронным каталогом, базой данных библиотеки, с внешними доступными (закупленными) базами данных		Правила пользования библиотекой
4	Годовой план закупок литературы Текущие Заявки на закупку литературы, услуг Технические спецификации к закупаемым товарам и услугам. Претензии к поставщикам	Процесс «Управление закупками»	В устанавливаемые сроки Предоставление технических спецификаций Обоснование претензий
5	Проект сметы финансовых затрат на закупку литературы, материально-техническое обеспечение библиотеки	Финансовый блок	Предоставление обоснований. В устанавливаемые сроки
6	Список литературы на списание	Финансовый блок	Утверждение на заседании специальной комиссии
7	Служебные записки-заявки на сопровождение мероприятий видеосъемкой, фотосъемкой	Процесс «Управление процессом маркетинга основных услуг»	Указание сроков, места проведения мероприятия, видов и объемов работ. Получение разрешения от курирующего проректора
8	Заявки о потребности в кадрах, в их обучении	Процесс «Управление персоналом»	В срок до 1 ноября текущего года и, по мере необходимости, в течение года
9	Заявка о потребностях в материальном обеспечении помещений, ремонте и обслуживании помещений, систем жизнеобеспечения, мебели и др.	Процесс «Управление инфраструктурой и производственной средой»	Указание списков средств, технических спецификаций и обоснование потребностей Указание характера неисправностей, своевременное информирование о неисправностях
10	Заявки на ремонт и обслуживание компьютерного оборудования, оргтехники, программного обеспечения, сети передачи данных	Процесс «Управление информационно-коммуникационными системами»	Указание характера неисправностей, своевременное информирование о неисправностях
11	Планы работы библиотеки. Отчеты по выполнению мероприятий планов Отчет – анализ процесса по показателям результативности	Процесс «Управление Университетом»	В устанавливаемые сроки и в установленной форме В соответствии с п. 7.6 настоящей карты процесса
12	Реестры рисков	Карта процесса «Управление Университетом»	В соответствии с ДП-08 «Управление рисками»

Если вас заинтересовала данная информация - приглашаем на тренинг «Менеджер СМК»!

Занятия для вас будут проводить наши высокопрофессиональные специалисты - руководители семинаров и тренингов, консультанты, эксперты-аудиторы, зарегистрированные в Казахстанской системе технического регулирования, а также в международных организациях AFNOR (Франция), EOQ.

Подробнее по ссылке: https://q-manager.kz

Людмила Циновкина, консультант, руководитель семинаров и тренингов по системам менеджмента ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018 Европейского фонда менеджмента качества (EFQM)