Контроль дистанционной работы – дело непростое!

Вторая волна пандемии заставила бизнес снова подумать об удаленке. Такие сотрудники выгоднее работодателю — им не нужно арендовать квадратные метры офиса, а самим работникам не приходится проводить пару (а то и больше!) часов в день в общественном транспорте. Подобная работа идеальна с точки зрения заботы о здоровье. А вот с точки зрения эффективности — все не так однозначно.

Некоторые компании остерегаются от перехода на удаленное взаимодействие с сотрудниками, так как бояться потерять контроль над ситуацией – непонятно, как убедиться в том, что специалист свои восемь часов действительно работает, а не просиживает в социальных сетях. Сейчас многие казахстанские компании работают на дистанционной основе. Но какие способы контроля за сотрудниками используют руководители? И какие методы считаются самыми эффективными? Подробнее в этой статье.

Согласно пункту 1 статьи 138 Трудового кодекса Республики Казахстан (далее – ТК РК), дистанционная работа является особой формой осуществления трудового процесса вне места расположения работодателя с применением в процессе работы информационно-коммуникационных технологий.

В случае дистанционной работы для работников устанавливается фиксированный учет рабочего времени, особенности контроля за которым определяются в трудовом договоре. Контроль за работником, занятым на дистанционной работе, может выражаться в регулярных отчетах о выполненной работе, нахождении онлайн в рабочее время на корпоративных коммуникационных сервисах компании (например, в Skype, MS Teams, Битрикс24 и т. д.) или осуществлении периодичных телефонных звонков между работником и работодателем и т. д. Также, в соответствии со статьей 79 ТК РК, форма и порядок ведения учета рабочего времени определяются актом, составленным работодателем (например, табель учета рабочего времени или timesheet).

Аналитический центр «Битрикс24» провело в Казахстане интересное исследование и собрало сведение о том, как происходит контроль за сотрудниками в режиме удаленной работы. Исследование проводилось с 12 по 26 февраля 2021 года, среди 1000 представителей бизнес-сообщества республики.

В 32% компаний для контроля за процессом используются скриншоты – сотрудники в течении дня присылают изображения рабочего экрана. 20% руководителей требуют записи телефонных звонков, и еще 13% проверяют подчиненных через веб-камеры. 12% опрошенных используют вариант автодозвона без возможности отклонения звонка или GPS-трекер, определяющий точное местонахождение сотрудника.

Основные выводы, основанные на полученных данных:

• 74% компаний работают в офисе;
• 26% компаний работают удаленно;
• 20% руководителей делают внеплановые видеозвонки для контроля;
• 11% контролируют сотрудников через аналитику движения мышки и нажатия клавиатуры;
• 65% сотрудников начинают день с сообщений в рабочем чате;
• 18% сотрудников утром делают видеозвонок;
• 17% отправляют селфи и другие фото с рабочего места;
• 40% компаний проводят онлайн совещания несколько раз в месяц;
• 38% компаний совещаются по видео-связи каждый день;

Показатели эффективности:

• 43% считают, что виртуальный офис повышает эффективность работы в режиме удаленки;
• 31% главным показателем качества считают количество выполненных задач;
• 30% контролируют количество времени, проведенного за работой;

Постоянный контроль — это все время «держать руку на пульсе». Когда вы буквально можете отследить каждый шаг сотрудника в рабочее время и проверить, какие документы он кому-то отправил, вовремя ли отреагировал на обращение потенциального клиента, как взаимодействовал с другими отделами.

Несомненный плюс постоянного контроля удаленных сотрудников в том, что вы можете оценивать их продуктивность и фиксировать нарушения типа серфинга по соцсетям. А еще анализировать, почему сайт для интернет-магазина интимных товаров никак не могут доделать, а ресурс завода металлопроката сделали вовремя и хорошо. Большой минус подобных программ в том, что они психологически дискомфортны для самих сотрудников. Из-за тотального контроля может снижаться мотивация, а вслед за ней — производительность труда.

Сармантай Касенов, директор «Битрикс24.Казахстан», считает, что время, проведенное за ноутбуком или в рабочей программе не может со 100% вероятностью говорить об полезных действиях сотрудника. Верным показателем может быть только фактическое количество выполненных задач. А злоупотребление контролем и применение некоторых мер может привести к цифровой диктатуре.

«Недостатков при жестком контроле гораздо больше, чем преимуществ: у человека растет стресс, возникает ощущение недоверия, снижается мотивация и падает лояльность к работодателю. Люди всегда найдут способ хакнуть систему, которая им не нравится», — говорит Сармантай Касенов.

Удаленные взаимоотношения – это то, что приходится постоянно улучшать. Издание Harvard Business Review в ноябре прошлого года провело социсследование с участием более тысячи человек. По результатам был сделан вывод, что фрилансеры беспокоятся о том, что другие сотрудники за их спиной будут плохо о них отзываться, вносить изменения в проекты и лоббировать свои интересы. А на то, чтобы решить споры и разногласия на работе, уходит до нескольких дней (в 84% случаев), или даже недель (47%).

По словам исследователей, эти проблемы не только влияют на взаимоотношения, но и в большей степени, чем для штатных сотрудников, сказываются на результате работы и продуктивности, увеличивают расходы, стресс, сроки реализации проектов приходится продлевать. И, как следствие, повышается текучесть кадров. 

Помимо постоянного контроля, конечно же есть и другие альтернативы, которые способны улучшить эффективность работников и сохранить положительную рабочую обстановку.

Проверка на контрольных точках. Принцип контроля прост: вы по каждому проекту назначаете точки проверки — например, в создании сайтов это может быть разработка структуры, дизайн, наполнение, верстка. А при удаленном контроле работников ТСЖ контрольной точкой может служить фотография убранного двора или окрашенной детской площадки. И неважно, как сотрудники будут делать задачи и какой стороной держать кисточку — главное, чтобы все было сделано качественно и вовремя. Фактически при таком методе вы контролируете не процесс работы, а результат. Но на всех этапах.

Организовать проверку удаленных сотрудников на контрольных точках можно с использованием специальных инструментов.

• Ежедневные или еженедельные отчеты. Они подходят, если сотрудники работают не над конкретными проектами, а выполняют повторяющиеся действия — например, обрабатывают входящие обращения. Можно использовать CRM-системы (о которых мы подробно расскажем в отдельной статье): в них можно смотреть отчет по каждому работнику за любой период времени. Если пока не используете CRM, можно просить сотрудников присылать отчеты в мессенджеры или заполнять сводную «Google Таблицу».
• Чек-листы. Это когда «отчет» пишут заранее, а потом просто отмечают этапы его выполнения. Вы видите, что контрольные точки достигнуты, и можете проверить результат. Чек-листы можно заводить где угодно, в той же CRM-системе. Популярнее всего метод канбана, когда сотрудники перемещают задачи по столбцам в зависимости от этапа их выполнения, а вы можете видеть картину целиком. Метод канбана реализован в бесплатном Trello и других таск-менеджерах.

Василий Асеев, владелец маркетингового агентства Soldi Marketing, не контролирует каждый шаг работников, а предпочитает правильно ставить задачи и оценивать важные промежуточные этапы:

«Мы ставим задачи, разбиваем их на этапы и контролируем проекты на определенных точках. Используем «Битрикс24» — в ней огромный функционал и удобная коммуникация. Все дедлайны и комментарии отслеживаем там, также ведем планерки по таблицам с KPI и задачам оттуда. Все работает хорошо, но систему контроля сейчас можно доработать. Например, дополнить регламентами и подсказками, пополнить систему обучения (академию) — тогда будет идеально».

Организовать дистанционный контроль также можно системами учета рабочего времени. Некоторые из них способны записывать все, что делают ваши сотрудники. Работники устанавливают софт на ПК, а вы потом можете просмотреть отчеты, прослушивать аудиозвонки и даже мониторить запись экрана.

Способы контроля рабочего времени:

• Видеонаблюдение – установка оборудования, которое фиксирует происходящее. Это простая, но эффективная система контроля. Камеры дают возможность посмотреть, чем заняты сотрудники, с кем они общаются, приходят ли вовремя на работу. Есть мнение, что видеонаблюдение дисциплинирует работников, но, со временем, люди к нему привыкают, перестают обращать внимание на съемку и работают как обычно. Видеозапись может стать доказательством в спорной ситуации, с ее помощью можно восстановить картину произошедшего.
• Аудиоконтроль – запись и прослушивание телефонных разговоров. Может использоваться для сотрудников, работа которых заключается в общении с клиентами. Он показывает: сколько времени тратится на консультацию, следует ли специалист заданному алгоритму разговора, насколько он вежлив и компетентен.
• Отчеты о проделанной работе – сотрудники самостоятельно описывают, чем они занимались в течение дня, какие выполнили задачи, сколько на них ушло времени. Отчеты могут оформляться в текстовом редакторе, но более удачный вариант – ведение учета в таблицах Excel или Google, данные из которых объединяются в один отчет. Достоинство этого метода – он практически бесплатен. Недостатки – сотрудник может быть не совсем честен в оценке, а постоянное написание отчетов требует дисциплины.
• Система контроля доступа – это устройства, которые проводят идентификацию сотрудника для предоставления возможности входа в офис или на территорию предприятия. Эта система учета фиксирует время входа и выхода, присутствие человека на работе. Распознавание может проходить по биометрическим параметрам (отпечатку пальца, голосу или сетчатке глаза) или с помощью бесконтактных магнитных карточек. Устройства со сканированием карточек дешевле, но менее устойчивы к обходу. Минус этой системы – учитывается исключительно время присутствия на рабочем месте, она не отражает то, чем человек занимается в рабочее время.
• Мониторинг передвижений – контроль перемещений сотрудников с разъездным характером работы. Осуществляется с помощью GPS-трекера, установленного в автомобиле. Работодатель получает информацию о маршруте, оценивает потраченное на поездки время и эффективность логистики. Похожую услугу сейчас предоставляют сотовые операторы — за небольшую абонентскую плату можно получать данные о перемещениях мобильного телефона и работника вместе с ним.
• Сбор данных о работе с помощью специализированных сервисов – эта система учета рабочего времени может оценить, чем занимался сотрудник и как долго он работал над задачей. Подробно про эти программы расскажем в отдельной статье.

Итог

Реалии, связанные с COVID-19, привели к формированию новых правоотношений между работодателем и работником. Дистанционная работа стала основной формой осуществления трудового процесса в период пандемии. С одной стороны, работодатели позитивно смотрят на перевод своих работников на дистанционную работу, так как это позволяет продолжить деятельность компании, сократить расходы как работника, так и работодателя. С другой стороны, работодателям легче и комфорт­нее было бы организовывать и контролировать деятельность своих работников в офисе, тем самым постоянно повышая их эффективность.

Так как все-таки организовать контроль сотрудников на удаленке? Универсального «рецепта» нет — все зависит от того, какая у вас ниша, продукт, штат. Если на удаленке всего пара сотрудников, можно легализовать отношения с ними и не париться с системой канбана, а сделать общий чатик в Telegram или «ВКонтакте». И получать там ежедневные отчеты и задавать вопросы на контрольных точках.