Организация документооборота: порядок управления

Организация управления документацией и документооборота в государственных и негосударственных организациях Республики Казахстан является ключевым элементом эффективного управления и соблюдения правовых норм. В 2025 году эти процессы регламентируются современными правилами и законами, направленными на унификацию подходов к созданию, регистрации, хранению и использованию документов. 

Центральным нормативным актом, регулирующим сферу делопроизводства, является Приказ министра культуры и спорта Республики Казахстан № 236 от 25 августа 2023 года, а также его последующие изменения 2024 года. Эти правила распространяются на все организации — как государственные, так и частные — что обеспечивает единый стандарт документооборота по всей стране.

Согласно действующим требованиям, документирование деятельности организации должно осуществляться в соответствии с установленными реквизитами и формами. Каждый документ обязан иметь чёткую структуру: заголовок, дату, номер, подпись, печать (при необходимости) и другие обязательные элементы. Регистрация документов является обязательной процедурой, позволяющей фиксировать факт их поступления, создания или отправки. 

Для регистрации могут использоваться как традиционные журналы, так и современные электронные системы учёта. Правильная постановка на контроль, назначение исполнителей и соблюдение сроков выполнения поручений являются важной частью работы  с поступающими документами.

Современные правила уделяют особое внимание электронному документообороту. Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют ускорить движение документов, обеспечить прозрачность процессов и снизить бумажную нагрузку. Электронные документы имеют юридическую силу при наличии электронной цифровой подписи, а их хранение должно соответствовать требованиям информационной безопасности. 

В системе должны быть предусмотрены механизмы регистрации, архивирования, поиска и контроля исполнения документов. Электронные документы также подлежат передаче в ведомственные или государственные архивы на общих основаниях, в соответствии с установленными правилами.

Важную роль играет систематизация и хранение документации. Организации обязаны формировать дела в соответствии с номенклатурой — официальным перечнем категорий документов, который регулярно обновляется. В 2025 году действует новый Перечень типовых документов с указанием сроков хранения, утверждённый Приказом министра культуры и информации № 279-НҚ от 17 июня 2025 года. Этот документ определяет, какие виды документов подлежат временному хранению, какие — постоянному,    а какие могут быть уничтожены по истечении установленного срока. Соблюдение сроков хранения гарантирует сохранность важных данных и выполняет правовые требования страны.

Архивирование документов также регулируется специальными правилами. Приказ министра культуры и спорта № 235 устанавливает порядок приёма, хранения и использования документов Национального архивного фонда и других официальных документов. Организация должна обеспечивать надлежащие условия хранения: защиту от повреждений, доступ к информации только уполномоченным лицам, а также соблюдение температурно-влажностного режима. Передача документов в архив осуществляется через акты приёма-передачи и сопровождается соответствующей документацией.

Государственные и негосударственные организации несут равную ответственность за соблюдение правил делопроизводства.  Внутри каждой организации должно быть выделено подразделение или специалист, отвечающий за управление документацией     и документооборотом. Этот сотрудник обеспечивает регистрацию документов, распределение задач, контроль исполнения, формирование дел и взаимодействие с архивом. Руководство также обязано контролировать соблюдение требований и проводить периодические проверки.

Таким образом, порядок организации управления документацией и документооборота в Казахстане представляет собой комплексную систему, основанную на строгих стандартах и современных технологических решениях. Единые правила позволяют обеспечить прозрачность, повышают эффективность функционирования организаций и гарантируют сохранность юридически значимой информации. В условиях цифровизации документооборот становится более быстрым, удобным и надёжным, а соблюдение законодательства остаётся ключевым фактором стабильной работы государственных и частных структур.

Подготовили: руководитель УСЭК Медеуского района г. Алматы А.Әскербек;  и.о. руководителя отдела  планирования и анализа деятельности М. Жапсарбай