Кто отвечает за качество закупленных товаров, имеющих отклонения? Требования международного стандарта ISO 9001:2015

 1  Приемочный контроль и управление закупками, имеющими отклонения

1.1 Приемочный контроль, а также управление закупаемыми товарами (работами/услугами), имеющими отклонения, на предприятии включает:

- мониторинг исполнения договоров о закупках:

- регистрацию, сбор и оценку информации о качестве товаров (работ/услуг) поставщиков;

- управление товарами (работами/услугами), имеющими отклонения от требований.

1.2 Мониторинг исполнения договоров о закупках, приемку и оценку качества товаров (работ/услуг) поставщиков осуществляют подразделения – инициаторы (должностные лица - инициаторы) закупок.

1.3 Осуществление контроля качества и приемки товаров (работ/услуг) включает:

- тщательное планирование объема и состава входного контроля для каждого вида закупок;

- обеспечение наличия необходимых и должным образом проверенных средств измерения и достаточного уровня подготовки персонала для осуществления приемки товаров (работ/услуг);

- проверку соответствия товаров по объему, количеству и качеству закупленных товаров (работ/услуг) установленным предприятием требованиям (визуальный, инструментальный, испытание, взвешивание, пересчет в соответствии с накладной и др.);

- проверку сохранности товаров (отсутствия повреждений во время транспортировки, сохранности упаковки, укомплектованности согласно спецификации);

- пооперационный технический надзор за выполняемыми поставщиками работами (оказываемыми услугами), обеспечение устранения ими выявленных дефектов и недоделок;

- контроль сроков поставки товаров (работ/услуг);

- экспертизу сопроводительных документов поставщика о соответствии товаров:

- соответствие требованиям государственных стандартов и технических условий клеймения и маркировки товаров (строительных материалов, изделий, оборудования и др.);

- наличие правильно заполненных ярлыков, этикеток и сопроводительных документов (паспортов, сертификатов);

- сохранение результатов лабораторных испытаний, замеров и т.д., удостоверяющих качество конструкций, изделий, материалов и оборудования при проведении испытаний;

- экспертизу, при наличии документов о системе качества поставщика;

- проверку и оценку предоставленных поставщиками отчетов и актов о выполненных работах (оказанных услугах);

- оформление бухгалтерских документов;

-  предотвращение использования товаров, не прошедших входной контроль;

-  изоляцию забракованных товаров и обеспечение их вывоза и замены поставщиками.

1.4 Записями подтверждения соответствия товаров (работ/услуг) поставщиков требованиям являются подписанные Акты приемки выполненных работ (оказанных услуг), Акты приемки товаров и сопроводительные Накладные, Акты выполненных работ, Счета – фактуры, которые предоставляются в бухгалтерию для проведения оплаты товаров (работ/услуг).

1.5 Результаты мониторинга исполнения договоров о закупках регистрируются Старшим менеджером ОГЗ/Заведующим аптекой.

2 Управление товарами (работами/услугами), имеющими отклонения

2.1 Управление товарами (работами/услугами), имеющими отклонения, осуществляется на основе положений заключенных договоров с поставщиками.

2.2 В рамках договоров о закупках с поставщиками в обязательном порядке, кроме всего прочего, оговариваются:

- требования и условия по устранению недостатков и дефектов работ (услуг) поставщиками;

- требования по замене товаров (переделке, повторному выполнению работ/услуг), имеющих отклонения (гарантии замены несоответствующих товаров (работ/услуг);

- требования по безвозмездному устранению недостатков и дефектов работ/услуг, замене товаров при обнаружении их после приемки работ, но до истечения срока гарантии, либо возмещение убытков предприятия, связанных с устранением этих недостатков и дефектов силами третьих лиц.

2.3 В случае необходимости работники предприятия, ответственные за приемку товаров, передают опытные образцы товаров для проведения испытаний в специализированные лаборатории и получения заключения о качестве товаров, которое в дальнейшем используется для предъявления претензии поставщику товаров.

2.4 Информация о поставщиках товаров (работ/услуг), осуществивших поставку товаров (выполнивших работы/оказывавших услуги) с отступлением от условий договора, подразделениями (должностными лицами) – инициаторами закупок, должна передаваться специалистам предприятия, ответственным за организацию процессов закупок: в ОГЗ и Юристу в письменном виде.

2.5 Специалисты ОГЗ обобщают поступающие от подразделений данные о качестве исполнения договоров о закупках, а результаты обобщений представляют для анализа вышестоящему руководству в виде Справок или Отчетов о показателях процесса закупок.

2.6 В результате анализа данных о качестве исполнения договоров о закупках поставщиками решаются вопросы о подачи заявления в суд о признании потенциального поставщика недобросовестным поставщиком.

2.7 Записи по управлению закупками, о качестве закупок и действиям по управлению товарами (работами/услугами), имеющими отклонения от требований, ведут специалисты ОГЗ и хранят в архиве.

Если вас заинтересовала данная информация -  приглашаем на тренинг «Менеджер ИСМ (9001+14001+45001)»!

Занятия для вас будут проводить наши высокопрофессиональные специалисты - руководители семинаров и тренингов, консультанты, эксперты-аудиторы, зарегистрированные в Казахстанской системе технического регулирования, а также в международных организациях AFNOR (Франция), EOQ, EFQM.

 Подробнее по ссылке: https://q-manager.kz

Материал подготовила Людмила Циновкина, консультант, руководитель семинаров и тренингов по системам менеджмента ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018