Порядок организации управления документацией и документооборота в организациях

В условиях цифровой трансформации государственного и частного сектора особое значение приобретает эффективная организация управления документацией и документооборота. От правильного ведения документации зависит прозрачность управленческих процессов, юридическая достоверность решений, а также сохранность информации, имеющей правовую и историческую ценность. 

В Республике Казахстан вопросы документационного обеспечения управления регулируются комплексом нормативных актов, обеспечивающих единообразие подходов в государственных и негосударственных организациях, а также поддерживающих переход к электронным форматам работы с документами.

Управление документацией включает комплекс мероприятий по созданию, обработке, передаче, хранению и архивированию управленческих документов.

Основные этапы документооборота включают: 

1. Создание и оформление документов в соответствии с установленными требованиями к реквизитам и структуре.
2.  Регистрацию документов — присвоение им регистрационного номера и фиксация в учетной системе.
3.  Рассмотрение и исполнение — определение ответственных исполнителей, контроль сроков и результатов.
4.  Систематизацию и хранение — формирование дел, обеспечение сохранности документов.
5.  Передачу в архив — отбор документов постоянного и временного хранения, передача их в архивные службы. 

Важную роль в современных условиях играет электронное управление документами (ЭДО), что обеспечивает ускорение процессов, прозрачность и контроль исполнения.                           

Подготовили: руководитель УСЭК Медеуского района г. Алматы  А.Ә. Әскербек; главный специалист отдела планирования и анализа деятельности М.Б. Жапсарбай