Управление документами в организации. Установление требований к порядку идентификации и применения законодательной и другой нормативной документации а предприятиях, построенной на основе стандартов СТ РК ИСО 9001 (МС ISO 9001), СТ РК OHSAS 18001 (OHSAS 18001), СТ РК ИСО 14001 (МС ISO 14001) и СТ РК ИСО 50001 (МС ISO 50001)

 В соответствии с требованиями п. 7.2.1 СТ РК ИСО 9001 (МС ISO 9001), п. 4.3.2 СТ РК ИСО 14001 (МС ISO 14001), п. 4.3.2 СТ РК OHSAS 18001 (OHSAS 18001), п. 4.4.2 СТ РК ИСО 50001 (МС ISO 50001) компания должна идентифицировать и выполнять (с обеспечением доступа к ним) законодательные, а также иные нормативные требования, относящиеся к качеству продукции (услуг), охране здоровья и обеспечения безопасности труда, охране окружающей среды, использованию и потреблению энергии.

 Целями процедуры являются:

- организация систематической работы по идентификации и оценке применимости законодательных и иных нормативных требований;

- организация работы по мониторингу применимой к областям действующей законодательной и нормативной базы;

- создание доступа (разработка и внедрение методов и средств) для всех работников компании к действующим документами;

- обеспечение обязательного применения и соблюдения требований соответствующих законодательных и других нормативных документов;

- предотвращение фактов непреднамеренного использования устаревших документов и исключение проблем правового регулирования отношений в области качества продукции (услуг), профессиональной безопасности и охраны здоровья, использования, потребления и эффективности энергии.

 

 Содержание и последовательность действий

  Содержание и последовательность действий процедуры:

- информационное обеспечение процедуры;

- формирование перечней применимых к деятельности компании законодательных и других нормативных документов, относящихся к качеству продукции (услуг), профессиональной безопасности и здоровья, использованию, энергосбережению и энергоэффективности компании;

- актуализация внутренних  документов;

- обеспечение наличия документов в местах применения;

- мониторинг и контроль применения законодательных и других нормативных документов.

 Информационное обеспечение процедуры

    Для целей информационного обеспечения внешними законодательными и нормативными документами, относящихся к качеству продукции (услуг), профессиональной безопасности и здоровья, охране окружающей среды, энергоиспользованию, энергопотреблению и энергоэффективности компании, должна осуществляться закупка электронной базы данных правовой информации. Ответственность за приобретение и администрирование справочной системы многоотраслевой правовой информации с высоким стандартом представления нормативных правовых актов, нормативно-технической документации (НТД) и иной деловой информации, а также за приобретение базы стандартов Республики Казахстан (СТ РК) для всех подразделений компании и закуп через интернет-магазин НТД для компании  несет производственный отдел.

 При недостаточности объема информации по НТД заинтересованное подразделение компании вправе дополнительно потребовать приобрести иные электронные указатели НТД в рамках, предусмотренных бюджетом компании средств. Учитывая, что закупки целесообразно выполнять централизованно (для предотвращения дублирования), ответственность за выполнение их закупа возлагается на юридический отдел.

Функциональные возможности приобретаемых компанией программных продуктов должны обеспечивать не менее чем еженедельное обновление правовой информации и ежегодное обновление указателя НТД.

Иные источники получения ВнНД:

-   интернет, иные средства массовой информации, предоставляющие официальную правовую информацию;

-   информационные сообщения, поступающие от соответствующих государственных уполномоченных органов регулирования, в том числе запросы с предложениями по внесению изменений и дополнений в существующие и/или вновь издаваемые ВнНД в целях совершенствования действующего законодательства.

Определение и составление перечня законодательных и других нормативных документов

  При идентификации (определении) и составлении соответствующих  списков ВнНД следует учитывать:

-   все виды продукции (услуг) и все виды производственной деятельности;

-   идентифицированные в соответствии с требованиями процедуры «Идентификация опасных вредных производственных факторов, оценка рисков и установление мер управления»  опасности, вредные производственные факторы и риски;

-   идентифицированные в соответствии с требованиями процедуры «Идентификация экологических аспектов, оценка значимости и определение мер управления» (ДП-11);

-   идентифицированные энергетические аспекты продукции (услуг) и производственно-хозяйственной деятельности компании.

 Перечни ВнНД по основным и поддерживающим процессам (структурным подразделениям) составляются по форме «Перечень законодательных, иных нормативных правовых, отраслевых руководящих и НТД (наименование подразделения)».

 Пересмотр сводного перечня ВнНД осуществляется в следующих случаях:

- издание новых, отмена или корректировка действующих документов;

- информационные сообщения от государственных уполномоченных органов надзора и контроля;

- изменение стратегий, в политиках и целях компании  в области качества продукции, обеспечения безопасности труда и экологического менеджмента,  энергосбережения и энергетической эффективности;

- введение компанией новых видов продукции, изменение законодательных требований, относящихся к ее деятельности, услугам и продукции;

- установление несоответствий по результатам внутреннего/внешнего аудитов ИСМ;

- распоряжение высшего руководства;

- иных случаях, предусмотренных действующим законодательством РК.

 

Актуализация  внешних нормативных документов

 Мониторинг действующего законодательства в области качества продукции, профессиональной безопасности и здоровья, энергетической результативности и эффективности деятельности проводится с целью актуализации соответствующих ВнНД, и подтверждения действительности ВнНД на определенную дату.

 Актуализация НПА производится в рабочем порядке не реже одного раза в квартал, НТД – одного раза в год.

   Независимо от технических и функциональных возможностей информационного обеспечения обо всех изменениях документов из сводного перечня центры управления группами ВнНД обязаны довести до сведения заинтересованных подразделений (должностных лиц) не позднее 3 (трех) рабочих дней с даты получения такой информации из официальных источников (Уполномоченные органы, средства массовой информации). Письменное уведомление о таких изменениях оформляются служебной запиской.

   Мониторинг и контроль надлежащего применения законодательных и других нормативных документов

  Применение в деятельности компании не актуализированных ВнНД не допускается, за исключением использования для информационных целей, например анализа содержит ли документ необходимую информацию и необходимость его применения для определенной деятельности.

Мониторинг и контроль надлежащего применения ВнНД включает:

-  проверку  аудитом ИСМ на предмет применения в компании только актуализированных ВнНД, включенных в Перечень законодательной и иной нормативной документации компании;

-  принятие мер руководителями СП  по своевременному ознакомлению работников  с вновь изданными (измененными) документами, изъятие из обращения устаревших, утративших силу документов, о статусе которых имеются соответствующие официальные данные;

-  принятие мер по недопущению использования не актуализированных документов из Сводного перечня ВнНД и своевременного обеспечения деятельности руководимого структурного подразделения (подразделений) актуализированными документами.

   Руководители структурных подразделений назначают в своем подразделении лицо, ответственное  за своевременное обеспечение актуализированными ВнНД, и несут ответственность за  соблюдением требований настоящего документа.

 Подразделения, в рамки обязанностей которых входит осуществление административного мониторинга и контроля применения ВнНД,  несут ответственность за несвоевременное выявление несоответствий требованиям настоящей процедуры в подразделениях компании, за несоблюдение требований настоящего документа.

 Подразделения, в рамки обязанностей которых входит централизованное управление соответствующими группами (списками в сводном перечне) ВнНД, несут ответственность за ненадлежащее исполнение требований настоящей процедуры и ненадлежащее состояние ВнНД в компании.

 Если вас заинтересовала данная информация -  приглашаем на тренинги по системам менеджмента качества!

Занятия для вас будут проводить наши высокопрофессиональные специалисты - руководители семинаров и тренингов, консультанты, эксперты-аудиторы, зарегистрированные в Казахстанской системе технического регулирования, а также в международных организациях AFNOR (Франция), EOQ.

Подробнее по ссылке: https://q-manager.kz

Людмила Циновкина, консультант, руководитель семинаров и тренингов по системам менеджмента ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018, Европейского фонда менеджмента качества (EFQM)