Роль руководства в создании системы менеджмента качества (СМК) медицинской организации

Руководство медицинской организации играет на протяжении всего проекта решающую роль, которую нельзя недооценивать. Успех проекта зависит не только от того, что руководство захотело внедрить СМК, но и от того, принимает ли оно непосредственное в этом участие. Если руководство самоустраняется от участия в проекте, то вряд ли сотрудники будут заинтересованы в участии и проект изначально будет обречен на провал. Руководство медицинской организации должно контролировать ход реализации проекта. Руководство должно быть постоянно в курсе всех изменений в проекте и, если сочтет нужным, корректировать действия сотрудников.

https://www.google.com/

Задача руководства медицинской организации - принимать активное участие в проекте и контролировать ход его реализации

Руководство медицинской организации назначает руководство проекта и руководителя проекта, предоставляет сотрудникам возможность дополнительного обучения по вопросам менеджмента качества и выделяет необходимые ресурсы (персонал, время, финансовые средства). Повседневной обязанностью руководства медицинской организации является контроль целей и ресурсов в течение всего срока реализации проекта.

Руководство проекта

Орган управления, который может быть создан в рамках проекта, называется руководством проекта. В идеале все руководство медицинской организации вместе с руководителем проекта, представителем производственного совета и, при необходимости, консультантом включаются в состав руководства проекта. Как минимум один представитель высшего руководства медицинской организации должен входить в состав руководства проекта, чтобы обеспечить руководство медицинской организации актуальной информацией о ходе реализации проекта.

Как минимум один представитель высшего руководства медицинской организации должен входить в состав руководства проекта!

Задачей руководства проекта является контроль достижения целей в области качества и, при необходимости, корректировка работы сотрудников медицинской организации. Руководство проекта обязано через равные промежутки времени информировать руководство медицинской организации о каждом изменении и сверяться с поставленными целями. В круг обязанностей руководства проекта входит:

•       заслушивание отчетов руководителя проекта;

•       сверка результатов проделанной работы с намеченным планом;

•       составление отчета о проблемах, возникающих при реализации проекта, и о мерах, принимающихся для решения этих проблем.

3адачей руководства проекта является контроль над достижением целей в области качества и, при необходимости, корректировка работы сотрудников медицинской организации!

Конечно, не на каждой фирме необходимо создание органа руководства проектом. В маленьких фирмах руководство проектом может взять на себя команда, работающая над проектом (команда проекта). В таком случае, как минимум один из членов высшего руководства медицинской организации должен входить также в команду проекта.

Руководитель проекта

Руководитель проекта назначается руководством медицинской организации и входит в руководство проекта. Ему подчиняется команда проекта, и он принимает участие в планировании и реализации проекта. В круг его обязанностей входит определение целей проекта вместе с руководством медицинской организации. Руководитель проекта имеет право, как и руководство проекта, вносить коррективы в ходе проекта.

Именно он общается с консультантом, если в консультанте возникла необходимость.

Руководитель проекта на протяжении реализации проекта внедрения СМК должен:

1. Сверять реализованные цели с намеченными.
2. Помогать сотрудникам, входящим в команду проекта, в выполнении работ и советоваться с консультантом.
3. Организовывать совещания представителей разных подразделений.
4. Координировать общение с консультантом и представителями других организаций (например, организаций, проводящих сертификацию).
5. Информировать руководство медицинской организации о промежуточных результатах проекта.
6. Сообщать информацию о потенциале улучшений и о достигнутых улучшениях сотрудникам.

Руководителю проекта подчиняется команда проекта, и на нем лежит большая часть ответственности за планирование и реализацию проекта.

Если руководитель проекта одновременно является членом руководства медицинской организации, то во многих фирмах он является представителем руководства. 

Руководителем проекта по внедрению СМК необязательно должен являться член руководства медицинской организации. Но в любом случае нужно обратить внимание на то, что в соответствии с требованием стандарта представитель руководства по уже внедренной СМК назначается из числа высшего руководства медицинской организации. Зачастую это является проблематичным для небольших фирм.

Выбор руководителя проекта осуществляется по следующим критериям:

•       умение общаться с людьми, социальная компетентность;

•       организаторские способности и умение планировать;

•       знания профиля медицинской организации;

•       дипломатичность;

•       целеустремленность;

•       умение работать в команде;

•       творческие идеи;

•       уважение со стороны руководства и подчиненных.

Для руководителя проекта важнее умение общаться с людьми, чем детальное знание работы всех подразделений медицинской организации. Руководитель проекта не должен автоматически становиться ответственным за реализацию всего проекта.

Могут быть также назначены ответственные за производственную часть, за отдел кадров, другие подразделения или сферы деятельности. Так как они будут тоже являться руководителями и им придется общаться с сотрудниками и клиентами, они должны обладать всеми необходимыми для этого качествами и знаниями.

При выборе руководителя проекта решающую роль играет умение общаться с людьми!

Когда будет составляться план проекта, нужно решить, есть ли необходимость в частичном или полном освобождении руководителя проекта от его служебных обязанностей. Как правило, в крупных фирмах возникает такая необходимость.

Команда проекта

Чтобы целенаправленно и скоординировано работать над проектом, часто необходимо создание команды проекта. Как правило, в ее состав входят представители различных подразделений медицинской организации. Члены команды проекта работают над реализацией требований стандарта ISO 9001 в компании.

В формировании команды проекта принимают участие руководство проекта, руководитель проекта, консультант, другие руководители медицинской организации. В идеале команда проекта состоит из 5-8 человек.

Члены команды проекта работают над реализацией требований стандарта ISO 9001 в медицинской организации!

Члены команды проекта должны знать и хорошо разбираться в работе подразделения. Нельзя выбирать члена команды проекта по принципу: «Он как раз сейчас ничем не занят». Потенциальный сотрудник команды проекта должен уметь работать в команде и совместно с другими сотрудниками находить конструктивные решения.

Сотрудникам команды проекта должно выделяться время для работы по проекту для обеспечения их заинтересованными в результатах проекта.

Для того чтобы руководить рабочей группой, все члены команды проекта должны владеть:

•       методами коммуникации;

•       методами презентации;

•       методами ведения обсуждения.

Члены команды проекта должны владеть методами коммуникации, презентации и ведение обсуждения!

Рабочие группы

Руководство рабочей группой должен возглавить один из членов команды проекта. Количество рабочих групп различно для каждой конкретной медицинской организации. Рекомендуется создавать небольшие рабочие группы. Важно, чтобы при описании процессов привлекались сотрудники, участвующие в их осуществлении. Таким образом удается выявить и предотвратить возможные проблемы в местах стыковки. Рабочие группы создаются для реализации отдельных требований стандарта.

Важно, чтобы при описании процессов привлекались сотрудники, участвующие в их осуществлении!

Мы для вас приготовили семинар на тему: "Менеджер СМК".

Для кого предназначен этот семинар

• Этот семинар предназначен для создания системы менеджмента качества, когда требуется стратегическое решение медицинской организации. На разработку и внедрение системы менеджмента качества медицинской организации влияют:
• бизнес-среда, изменения или риски, связанные с этой средой;
• изменяющиеся потребности;
• конкретные цели;
• выпускаемая продукция (услуги);
• применяемые процессы;
• размер и структура медицинской организации.

Система менеджмента качества не предполагает единообразия в своей структуре или документации и требования являются дополнением требований к продукции (услугам).

Занятия для вас будут проводить наши высокопрофессиональные специалисты - руководители семинаров и тренингов, консультанты, эксперты-аудиторы, зарегистрированные в Казахстанской системе технического регулирования, а также в международных организациях AFNOR (Франция), EOQ.

Если вас заинтересовала информация и вы хотите продвинуть свою медицинскую организацию, обратите внимание на предложение в этой  ссылке: https://education.standard.kz/

Людмила Циновкина, консультант, руководитель семинаров и тренингов по системам менеджмента ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018,  Европейского фонда менеджмента качества (EFQM)