Заключение договора с поставщиком товаров, работ, услуг в медицинских центрах – залог их качества. Требования международного стандарта ISO 9001:2015

 1. Заключение договоров

1.1 Типовой договор о государственных закупках товаров, работ и услуг в соответствии с Правилами о государственных закупках может быть подготовлен предприятием или предоставлен поставщиком.

1.2 Разрабатывают (готовят к согласованию и подписанию) проект договора на товары, работы и услуги Юрист предприятия совместно с руководителем подразделения – инициатора закупок. Шаблон договора разрабатывает Юрист.

1.3 Ответственное за подготовку проекта договора к подписанию должностное лицо обеспечивает, чтобы в проекте была представлена достаточная информация о необходимых (предлагаемых) товарах, работах или услугах для возможности предварительного определения необходимого (предлагаемого) объема товаров, работ или услуг, их стоимости и сроков выполнения.

1.4 С этой целью ответственное за подготовку проекта договора к подписанию лицо:

- запрашивает у поставщика необходимую техническую, учредительную и правоустанавливающую документацию, определяющую предмет договора, его местонахождение и другие реквизиты, подтверждающие его правоспособность осуществлять действия по договору;

- заполняет на основе этой документации все реквизиты установленной формы договора (в случае, когда используется проект договора предприятия);

- организует согласование проекта договора и технической документации поставщика со специалистами всех заинтересованных подразделений, а также ответственными должностными лицами предприятия;

- готовит окончательную согласованную с заинтересованными сторонами редакцию проекта договора;

- представляет проект договора на подписание первому руководителю предприятия;

- организует согласование проекта договора с другой стороной (с поставщиком);

- сохраняет и поддерживает в рабочем состоянии переписку, протоколы разногласий и другие материалы по согласованию проектов договоров, имеющие значение во взаимоотношениях с поставщиком;

- отправляет два экземпляра согласованного и подписанного руководством предприятия договора с необходимыми приложениями поставщику для подписания;

- организует внутреннее рассмотрение разногласий с поставщиком в предприятия, если таковые возникают;

- при необходимости готовит проект дополнительного соглашения в соответствии с пунктами и подпунктами основного договора;

- производит регистрацию и идентификацию подписанного двумя сторонами договора;

- изготавливает копию договора для работы специалистов, ответственных за организацию закупок, а оригинал договора передает на ответственное хранение в архив предприятия.

2 Внутреннее согласование проектов и подписание договоров

2.1 Внутреннее согласование проекта договора на закупки товаров, работ и услуг до подписания Директором/лицом, замещающим его и имеющим право подписи, должно производиться по следующей схеме и последовательности (подписание Листа согласования):

-  непосредственный исполнитель проекта договора (Юрист и руководитель подразделения – инициатора закупок);

- Начальник отдела государственных закупок;

- Заведующий аптекой (при закупке медикаментов);

- Начальник АХО (при закупке товаров, работ и услуг для хозяйственных нужд);

-  Заведующий складом (при закупке хозяйственных товаров);

- Главный бухгалтер;

- курирующий подразделение – инициатора закупок Заместитель директора.

2.2 Отправляемые на согласование ответственным должностным лицам проекты договоров и техническая документация сопровождаются Листом согласования.

2.3 Ответственные за согласование проекта договора должностные лица предприятия анализируют проект договора путем изучения поступивших документов, представляют свои замечания и предложения.

2.4 Руководитель подразделения-инициатора закупок и курирующий данное подразделение руководитель из числа высшего руководства по всем внутренним замечаниям и предложениям проводят переговоры или переписку с руководителями или полномочными представителями организаций-поставщиков, привлекая к переговорам Юриста и других специалистов предприятия, до достижения окончательного одобрения формулировок всех пунктов договора всеми заинтересованными сторонами. После чего Юрист готовит окончательную редакцию договора.

2.5 Согласованная окончательная редакция договора парафируется и визируется:

-  ответственным лицом за подготовку проекта договора с подписанием в левом углу каждой страницы договора рядом с реквизитом «Исполнитель», подтверждая тем самым согласие с текстом;

-  Начальником отдела государственных закупок, Начальником АХО, Заведующим аптекой или другими заинтересованными должностными лица в закупках, с проставлением своих виз внизу на первой странице договора.

2.6 Все заинтересованные подразделения должны рассмотреть и представить предложения и замечания либо подписать Лист согласования проекта договора в течение не более двух часов с момента поступления к ним проекта договора. В случае если в течение двух часов не поступит каких-либо замечаний и предложений, ответственный исполнитель документа вправе требовать от руководителей соответствующих структурных подразделений подписать Лист согласования.

2.7 Общий срок подготовки, внутреннего согласования и подписания первым руководителем предприятия, договора о закупках должен составлять не более пяти рабочих дней.

2.8 Договоры от имени предприятия без доверенности подписываются Директором предприятия.

2.9 Заместители директора подписывают договоры в пределах своей компетенции на основании приказов по предприятию.

3 Регистрация и идентификация договоров

3.1 После подписания первым руководителем предприятия (уполномоченным лицом) предприятия, производится:

- идентификация договора (присвоение и проставление кода в установленных формой полях первой страницы договора) исполнителем проекта договора.

Примечание: В случаях, когда договор имеет идентификационный код, определенный поставщиком, ему присваивается дополнительно код, который при регистрации договора записывается через дробь к коду контрагента.

3.2 Идентификационный код договора предприятия формируется из следующих элементов:

- цифры ХХ – две последние цифры номера года;

- цифры YYY – порядковый номер записи в учетной регистрационной форме (журнале);

- буквы или Т, Р или У, означающие: Т – товар, У – услуга, Р- работа;

3.3 Записывается идентификационный код следующим образом: ХХ-YYYТ/У/Р.

Например: 12-001Т, где: 11 - 2012 год, 001 – порядковый номер записи в форме «Мониторинг исполнения договоров о закупках», Т-договор закупки товара.

4. В случае возврата другой стороной договора с протоколом разногласий, то ответственное за подготовку договора лицо направляет протокол разногласий на рассмотрение должностным лицам, деятельность которых касается вопросов этих разногласий. Затем обобщает результаты внутреннего рассмотрения, согласования и принятия решений по каждому пункту разногласий и направляет другой стороне письмо с предложениями по решению вопросов по каждому пункту разногласий. При недостижении договоренностей с контрагентом первый руководитель предприятия (уполномоченное должностное лицо) принимает решение о нецелесообразности дальнейшей работы с ним.

5. При изменении требований поставщика или предприятия к договору поставщиком (если изменяются требования со стороны поставщика) или предприятием (если изменились требования предприятия) разрабатываются и документально оформляются дополнительные соглашения к договору, согласование и подписание которых осуществляется по той же схеме, что и сам договор.

6. Договоры и дополнительные соглашения, протоколы разногласий, переписка по согласованию и рассмотрению разногласий, календарные планы и графики выполнения работ и оказания услуг хранятся вместе.

Материал подготовила Людмила Циновкина, консультант, руководитель семинаров и тренингов по системам менеджмента ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018