Почему внутренние аудиты необходимы менеджерам по качеству: руководство по аудитам на основе процессов

В мире управления качеством мало инструментов, столь же мощных и важных, как внутренний аудит. Это стратегический процесс, который не только обеспечивает соответствие вашей организации нормативным требованиям, но и постоянно способствует совершенствованию и росту. Однако многие менеджеры по качеству испытывают трудности с оптимизацией внутренних аудитов или эффективным донесением их ценности до всей организации. Эта статья — не просто очередное руководство по внутренним аудитам; это всеобъемлющее руководство по использованию истинного потенциала процесса внутреннего аудита в качестве менеджера по качеству.

Упрощенный внутренний аудит

Прежде чем углубляться в нюансы внутренних аудитов, важно понять, что они собой представляют. Внутренние аудиты — это структурированный, систематический и независимый процесс, используемый для выявления и оценки адекватности и эффективности деятельности организации. Эти аудиты не только проверяют соблюдение внутренних политик и процедур, но и позволяют прогнозировать и снижать риски.

Понимание цели внутренних аудитов

Соответствие требованиям и не только: по своей сути, внутренние аудиты гарантируют соответствие организации соответствующим стандартам и нормативным требованиям. Однако они также играют ключевую роль в обеспечении постоянного совершенствования. Они служат инструментом, с помощью которого менеджеры по качеству могут выявлять неэффективность, потенциальные сбои и области для оптимизации.

Проверка целостности внутренних систем: Аудиторы проверяют каждый уровень организации, чтобы убедиться, что процессы соответствуют целям компании. Они выступают в роли контролера качества, гарантируя, что из организации покидают только продукты и услуги, отвечающие установленным стандартам.

Содействие принятию решений на основе данных: благодаря данным, собранным в ходе внутренних аудитов, менеджеры по качеству могут выявлять тенденции и принимать обоснованные решения. Это, в свою очередь, приводит к оптимизации бизнес-процессов, повышению эффективности и стратегическому использованию ресурсов.

Создание эффективной программы внутреннего аудита

Создание надежной программы внутреннего аудита — это не просто формальное соблюдение требований; это стратегическое начинание, которое должно соответствовать целям и миссии организации.

Начните с четких целей.

Согласование с целями организации: Цели вашей программы внутреннего аудита должны напрямую отражать стратегическую повестку дня организации. Будь то сокращение потерь, повышение удовлетворенности клиентов или обеспечение безопасности продукции, приоритетные направления аудита должны быть выбраны с учетом этих общих целей.

Выявление и приоритизация рисков: Тесное сотрудничество с другими заинтересованными сторонами позволит выявить наиболее критические риски, которые могут повлиять на способность вашей организации достигать своих целей. Эти риски лягут в основу объема аудита и должны постоянно пересматриваться, чтобы оставаться актуальными.

Создайте устойчивую систему внутреннего аудита.

Разработайте подход, основанный на оценке рисков: универсальный подход к аудиту неэффективен и нецелесообразен. Приняв подход, основанный на оценке рисков, вы сможете сосредоточить свои аудиторские усилия на тех областях бизнеса, которые представляют наибольшие угрозы или возможности.

Стандартизация там, где это важно: хотя индивидуальная настройка имеет ключевое значение, стандартизация аудиторских процессов и структур отчетности может помочь обеспечить согласованность, упростить сравнительный анализ и способствовать четкому пониманию результатов аудита в масштабах всей организации.

Подбор и обучение вашей команды внутреннего аудита

Тщательно отбирайте квалифицированных специалистов: Ваша аудиторская команда — это основа вашей программы внутреннего аудита. Тщательно выбирайте членов команды, обладающих необходимым сочетанием технических знаний, аналитических навыков и понимания бизнес-процессов.

Непрерывное обучение: Сфера управления качеством динамична, а правила и стандарты постоянно меняются. Обеспечьте регулярное обучение вашей аудиторской команды, чтобы быть в курсе изменений и передовых методов работы.

Выполнение процесса внутреннего аудита

После того, как фундамент заложен, пришло время приступить к реализации процесса внутреннего аудита.

Подготовка к внутреннему аудиту

Разработайте комплексный план аудита: план аудита должен определять объем, цели, критерии и методологию аудита. Это своего рода дорожная карта, которая будет направлять вашу команду в процессе аудита и обеспечит достижение поставленных целей.

Четкая коммуникация: Прозрачность и открытая коммуникация являются ключом к успеху аудиторского процесса. Четко доносите план и цели аудита до проверяемых лиц, чтобы свести к минимуму неожиданности и способствовать созданию атмосферы сотрудничества во время аудита.

Проведение внутреннего аудита

Будьте объективны: аудиторы должны сохранять беспристрастный и непредвзятый подход на протяжении всего аудита. Объективность является ключевым фактором для обеспечения того, чтобы результаты аудита основывались на доказательствах, а не на личных мнениях или конфликтах интересов.

Сбор и анализ данных: Используйте различные инструменты и методы для сбора данных, включая интервью, анализ документов и пошаговые проверки процессов. После сбора данных проведите тщательный анализ для выявления несоответствий и областей для улучшения.

Составление отчетов и последующие действия

Составьте четкий и лаконичный аудиторский отчет: Ваш аудиторский отчет является основным результатом процесса. В нем должны быть четко изложены выводы, включая сильные стороны и возможности для улучшения, а также рекомендации по корректирующим действиям.

Последующие аудиты: Для обеспечения эффективности корректирующих действий проводите, при необходимости, последующие аудиты. Это не только подтверждает устранение несоответствий, но и дает возможность оценить устойчивость внедренных изменений.

Внутренний аудит для непрерывного совершенствования

Истинная ценность внутренних аудитов в управлении качеством заключается в их способности стимулировать постоянное совершенствование.

Внедрение передовых практик

Непрерывная обратная связь: Обеспечьте открытый канал для обратной связи от аудиторов, проверяемых организаций и других заинтересованных сторон. Эта обратная связь может быть бесценной для совершенствования аудиторских процессов и повышения их эффективности для организации.

Внедрение технологий: Изучите возможности использования технологий для оптимизации аудиторских процессов, улучшения анализа данных и совершенствования отчетности. Системы управления аудитом и инструменты анализа данных могут значительно повысить эффективность вашей программы внутреннего аудита.

Управление изменениями

Инициирование и продвижение улучшений: используйте информацию, полученную в ходе аудитов, для инициирования и руководства изменениями в организации. Менеджеры по качеству занимают уникальное положение для продвижения инициатив по улучшению, которые могут повысить эффективность, снизить затраты и улучшить качество.

Внедрение культуры качества: Стремитесь внедрить в своей организации культуру качества, в которой каждый сотрудник понимает свою роль в поддержании стандартов качества и имеет возможность предлагать и внедрять улучшения.

Заключение

Внутренние аудиты — это не просто законодательное требование, а мощный инструмент для менеджеров по качеству. Они обеспечивают структурированный подход к поддержанию и совершенствованию бизнес-процессов, гарантируют целостность внутренних систем и способствуют формированию культуры качества и превосходства. Следуя этому руководству, вы сможете создать программу внутренних аудитов, которая не только обеспечит соответствие вашей организации требованиям, но и будет способствовать постоянному совершенствованию, стимулировать рост и приводить к устойчивому успеху. Помните, истинная сила внутренних аудитов заключается в стремлении к совершенству; к этому должен стремиться каждый менеджер по качеству, ежедневно воплощая это в жизнь в своей организации.

источник: https://www.smithers.com/resources/2024/april/internal-audits-are-essential-for-quality-managers